அபிவிருத்தி உத்தியோகத்தர் தரம் III இற்கான வினைத்திறமைகாண் பரீட்சை அலுவலக நடைமுறைகள் கடந்தகால வினாப்பத்திரம் விடைகளுடன்
Past Paper with Answer DO III EB Exam Office system
1. A.C அயரே என்பவரின் கருத்துப்படி அலுவலகமொன்றின் பொறுப்புக்கள் மூன்று வகையாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது அவற்றை குறிப்பிடுக?
தொடர்பாடல் (நேரடி, எழுத்து மூலம்)
பதிவு
சொத்துக்களை பாதுகாத்தல்
2. அரச அலுவலகங்களில் அலுவலக நடைமுறைகளை பயன்படுத்துவதால் ஏற்படும் நன்மைகளுடன் மேலதிக தீமைகளும் ஏற்படுகின்றதென்பது முகாமைத்துவ நிபுணர்களின் கருத்தாகும். இதன்படி அலுவலக நடைமுறைகளை பயன்படுத்துவதால் ஏற்படக் கூடிய ஐந்து தீமைகளை குறிப்பிடுக.
சேவை நாடிகள் தொடர்பாக தனிப்பட்ட தகவல்கள் பதிவு மேற்கொள்ளப்படுவதால் விரும்பாதவர்கள் சேவையை தவிர்க்கலாம்.
கூடுதலான பதிவுகள் மேற்கொள்ளப்படுவதால் மேலதிக ஆளணி, தேவைப்படுதல்
காகிதாதிகள், உபகரணங்கள் மேலதிகமாக தேவைப்படுதல்
அலுவலக ஒழுங்கமைப்புக்கள் மூலம் ஊழியர்களிடையே தாழ்வு மனப்பான்மை தோன்றுதல்.
ஊழியர்களை கண்காணிக்கும் செயற்பாடு அதிகரித்துக் காணப்படுவதால் சுதந்திரமாக சேவையாற்றும் திறன் அற்றுப் போகின்றது.
3. அலுவலகமொன்றுக்கு அலுவலக முறைமைகளினால் ஏற்படும் பயன்கள் ஐந்தினை குறிப்பிடுக?
அலுவலகத்தில் கிடைக்கப்பெறும் கடிதங்கள் ஆவணங்கள் என்பவற்றை இலகுவாக கண்டுபிடிக்கலாம்
கிடைக்கும் கடிதம் அல்லது ஆவணம் தொடர்பான பதிவுகள் உரிய பதிவேடுகளில் பதியப்பட்டு உடனடியான தீர்வுகள் பெறப்படுகின்றது.
நடவடிக்கை எடுக்கப்பட வேண்டிய ஆவணங்கள் வேறாகவும், நடவடிக்கை முடிவடைந்த ஆவணங்கள் வேறாகவும் பேணப்படுகின்றன.
பிரமாணங்கள், சட்டங்கள், கட்டளைகள் போன்ற விடயங்கள் உரிய முறையில் ஒழுங்காக பேணப்படுவதால் இவற்றில் தேவையான விடயங்களை உடனடியாக அறிந்து கொள்ளலாம்.
வழங்கப்பட்ட பதிலை நீண்ட காலத்தின் பின்பும் பார்வையிடலாம்.
வேலை ஓட்டத்தின் தாமத்தினை தவிர்த்துக் கொள்ளலாம்.
மனித சக்கி வீணடிக்கப்படுவது தவிர்க்கப்படுகிறது.
4. i. அலுவலக முறைமையினை எளிதாக்கப்படுதலுக்காக வேலை ஒழுங்கு முறையினை பயன்படுத்தலும் மீள் உருவாக்கம் செய்யப்படுதலும் ஏன் எனக் குறிப்பிடுக
2) ஊழியர் தேவையையும், உபகரணத் தேவையையும் தீர்மானிப்பதற்கு உதவும்.
3) ஊழியர்களுக்குரிய வேலையை தீர்மானிப்பதற்கு உதவும்.
4) வேறு இடங்களில் செய்யப்படும் அதேயளவு வேலையுடன் ஒப்பிட்டுப் பார்க்க உதவும்.
5) தாமதங்களை நீக்குவதற்கு துணைபுரியும்
6) ஊக்குவிப்பு திட்டங்களை ஏற்படுத்துவதற்கு வசதியாக இருக்கும்
7) செலவினக் கட்டுப்பாட்டை நடைமுறைப்படுத்துவதற்கு உதவும்.
ii. அலுவலக முறைமைகள் என்பவை யாவை?
ஒரு அலுவலகத்தில் என்ன வேலைகள் செய்யப்படுகின்றன அவை எவ்வாறு நிறைவேற்றப்படுகின்றன என்பதை ஒழுங்கு ரீதியாக கூறுவது அலுவலக முறைமை எனப்படும்.
இதனை பின்வரும் 4 நடவடிக்கைகள் மூலம் கூறமுடியும்.
சேம முறைமை (ளுவழசநயபந) –
ஒரு குறிப்பிட்டுள்ள விடயம் தொடர்பான சகல ஆவணங்களையும் கோவைப்பதிவேட்டில் பதிந்து, ஓர் இலக்கம் வழங்கி, ஓர் ஒழுங்கு முறையில் பேணுதல்
இயக்க முறைமை ( ஆழஎநஅநவெ) –
கோவையானது வேறு அலுவலர்களுக்கு கட்டளைக்காகவோ அல்லது வேறு நோக்கங்களுக்காவோ அனுப்பப்படுவது இயக்க முறையாகும். இதற்காக அசைவு அட்டை அல்லது அசைவு பதிவேடு பாவிக்கப்படுகிறது.
செயல் முறைமை ( யுஉவழைn) –
இக்கோவைகளில் ஆற்றும் நடவடிக்கை செயல்முறைமை ஆகும்.
முடிவுறு முறைமை ( ஊநயளநன) –
4. முடிவுற்ற கோவைகளை பதிவேட்டறைக்கு அனுப்புதல், அல்லது அழித்தல்
5. அலுவலக பரிசோதனை என்றால் என்ன என்பதை சுருக்கமாக விபரித்து அலுவலக பரிசோதனை நடாத்துவதற்கான இரண்டு பிரதான முறைகளை குறிப்பிடுக?
எந்த விடயத்திலும் வேலையின் தரம், அளவு போன்றவற்றை பரீட்சித்தல் அலுவலக பரிசோதனை எனப்படும்.
10. பிழையற்ற கோப்பிடல் முறையொன்றில் இருக்க வேண்டிய பண்புகள் எவை?
அங்கீகரிக்கப்பட்ட கோப்பிடல் முறைக்கேற்ப கோப்பிடப்படல்
பொருத்தமான விடயத் தலைப்பிடல்
கோவைப்பதிவேட்டின் பதிவுகளின் தொடர் இலக்கத்திற்கேற்ப ஆரம்பிக்கப்பட்ட கோப்பொன்றில் கோப்பிடல்
எழுத்துக்கள் ஆவணங்கள் சிதைவடையாதவகையில் கோப்பிடல்
பொருத்தமான கோப்பு உபகரணம் பாவிக்கப்படல்
11. பதிவேட்டறைக்கு அனுப்பக் கூடாத ஆவணங்கள் எவை என்பதை விளக்கத்துடன் தெளிவு படுத்துக.
தயாரிக்கப்பட்ட நாளிலிருந்து 25 ஆண்டுகளுக்குக் குறைந்த காலத்தைக் கொண்ட அரசாங்கப் பதிவேடுகளை அரசாங்க அலுவலகமொன்றிலிருந்து தேசிய சுவடிக்கூடத்துக்கு அனுப்பக் கூடாது.
நிரந்தரமாகப் பேணப்படுவதற்கு அவசியமற்ற ஆவணங்கள் தேசிய சுவடிக்கூடத்துக்கு மாற்றப்பட வேண்டியதில்லை.
பெறுமதியற்றவையெனக் கருதி அழிக்கப்பட வேண்டிய அன்றாட பதிவேடுகள் மற்றும் ஆவணங்கள் தேசிய சுவடிக்கூடத்துக்கு அனுப்பப்பட வேண்டியதில்லை.
12. உத்தியோகபூர்வ கடிதங்கள் மற்றும் ஆவணங்களின் பிரதிகளை வழங்கும் போது கருத்திற் கொள்ளப்பட வேண்டிய விடயங்கள் எவை?
ஒரு அலுவலர் தன்னுடன் சம்பந்தப்பட்ட கடிதமொன்றின் அல்லது அறிக்கையொன்றின் பிரதியொன்றை அல்லது அலுவலக முறையான ஆவணமொன்றின் பிரதியொன்றை தனது பயன்பாட்டிற்காக எடுக்கமுடியாது.
அரசாங்கத்தின் ஒரு திணைக்களத்திலிருந்து இன்னொரு திணைக்களத்துக்கு அனுப்பப்பட்ட கடிதமொன்றின் பிரதியொன்றை பின்னைய திணைக்களம் எந்தவொரு தனிப்பட்டவருக்கும் பொதுவாக விநியோகிக்கக்கூடாது. கடிதத்தில் அடங்கியுள்ள தகவல்கள் வேறொருவருக்கு அறிவிக்கப்பட வேண்டியிருந்தால், அவ்விடயம் சம்பந்தப்பட்டவருக்கு முகவரியிடப்பட்ட தனியான கடிதம் ஒன்றில் குறிப்பிடப்பட்டு அனுப்பப்படல் வேண்டும்.
நீதிமன்றத்தின் கட்டளையொன்றின் மீது மற்றும் உரிய பிரதி பண்ணல் கட்டணத்தைச் செலுத்தும் போது தவிர கடிதம் எழுதியவர் தவிர்ந்த வேறெவரேனும் ஒருவருக்கு சான்றுறுதிப்படுத்தப்பட்ட கடிதத்தின் பிரதியையோ அல்லது அதற்கான பதிலையோ வழங்கலாகாது.
Posts
No comments:
Post a Comment