EB Exam Past Paper Question With Answer - MSO II

அரசாங்க முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் தரம் II இற்கான வினைத்திறமைகாண் தடைப்பரீட்சை  (EB Exam) 2001 (2002) கடந்த கால வினாப்பத்திர வினாக்கள் விடைகளுடன் 

Efficiency Bar Examination for Officer in Management Service Grade II

கணக்கீட்டு முறைகள்

EB Exam

MSO II

FR

அரசாங்க அலுவலகங்களிலான கணக்கீட்டு முறைமைகள்

Accounting Systems in Government Offices

1. உள்ளகக் கணக்காய்வு அலகு ஒன்றினது எல்லைகள் மற்றும் பொறுப்புக்களை விளக்குக.

(அ) ஒரு திணைக்களத்தின் நிதி நடவடிக்கைகள் தொடர்பிலான உள்ளகக் கணக்காய்வு (Internal Auditing)  கடமைகளின் எல்லைகள் பின்வருவனவற்றைக் கொண்டிருக்கும்

i) ஒரு திணைக்களத்திலுள்ள தவறுகளையும் களவுகளையும் தடுப்பதற்கு அத்திணைக்களத்தில் உருவாக்கப்பட்டுள்ள  உள்ளகத் தடுப்பு முறைகளும் கட்டுப்பாடுகளும் பொருத்தமானதென உறுதிப்படுத்தல்

ii) கணக்கு முறைகளினதும் பிற பதிவுகளினதும் நம்பத்தகு தன்மையை உறுதிப்படுத்தல்

iii) திணைக்களத்தில் உபயோகிக்கப்படும் கணக்கீட்டு முறைகள் சரியான நிதிக் கூற்றுக்களைத் தயாரிப்பதற்கு ஏற்ற தகவல்களைத் தரக்கூடியதா எனப் பார்த்தல்

iv) பதவிநிலை உத்தியோகத்தர் தமக்கென ஒதுக்கப்பட்டுள்ள பொறுப்புக்களை நிறைவேற்றுவதில் காட்டும் அக்கறையை மதிப்பிடுதல்,

v) திணைக்களத்தின் சொத்துக்கள் பல விதமான நட்டங்களிலிருந்து எந்த அளவில் பாதுகாக்கப்படுகின்றன என்பதை நிச்சயித்தல்,

vi) அரசாங்கத்தின் நிதி மற்றும் நிருவாக ஒழுங்கு விதிகளும் திறைசேரியினால் காலத்துக்குக் காலம் வழங்கப்படும் அறிவுறுத்தல்களும் (Instruction)  பின்பற்றப்படுவதை உறுதிப்படுத்தல்,

vii) அழிவு, உபயோகமற்றிருத்தல், மிதமிஞ்சிய செலவு முதலியவற்றைத் தடுப்பதற்கு உருவாக்கப்பட்டுள்ள உள்ளகக் கட்டுபாட்டு (Internal Control)  முறைமையின் செயற்திறனை உறுதிப்படுத்தல்,

viii) திணைக்களத்தின் கணக்கீட்டு முறைமையையும் நிதிச் சிக்கல்கள் உள்ள அதன் வேலைகளையும் பரிசோதித்தல்,

ix) குறித்த திணைக்களத்தின் பொருள்களும் சொத்துக்களும் பாதுகாப்பாக, சிக்கனமாக, உபயோகிக்கப்படுகிறதா எனச் சரிபார்த்தல்,

x) தேவைப்படும் பொழுது விசேட நுண்ணாய்வுகளைச் செய்தல்.

ஆ) உள்ளகக் கணக்காய்வு பொறுப்புக்கள் பின்வருவனவற்றைக் கொண்டிருக்கும் : –

i) ஒரு திணைக்களத்தின் தொழில்நுட்ப கணக்கு (Technical Accounting)  முறைக்கு எதிரான அதன் நிருவாக முறையான கடமைகளைப் பரிசோதித்து அறிக்கை செய்தல்.

ii) வேலைகள், திட்டங்கள், முயற்சிகள் ஆகியவற்றின் முன்னேற்றம் எந்தளவில் தம் இலக்கை அடைதுள்ளன என்பதை மதிப்பிடுதல்.

iii) வேலைகளை நிறைவேற்றுவதில் தாமதம் ஏற்படுத்தும் பிரச்சினைகளை உடனடியாக அந்த இடத்திலேயே விசாரணை செய்தல்.

iv) வேலைகளை மேற்பார்வை செய்வதில் கையாளப்படும் கட்டுப்பாடுகளை மீள்பார்வை செய்தல்.

2. அரச திணைக்களம் ஒன்றினால் பொதுப் பாவனைக்கென விதிக்கப்பட்டுள்ள பதிவேடுகள், புத்தகங்கள் பத்தினைக் குறித்துக் காட்டுக.

1. காசுப்புத்தகம் (Cash book)

2. ஒதுக்கீட்டு பேரேடு (வாக்குப்பண பேரேடு ) – படிவம் பொது 138 (Votes Ledger)

3. காசோலை காசுக்கட்டளை பதிவேடு – படிவம் GAN 83 (Cheque and money orders)

4. அடியிதழ் சேர் புத்தக பதிவேடு – படிவம் GAN 20 (Counder foil Registers)

5. கணக்காய்வு ஐய வினா பதிவேடு. (Audit Quarry Registrar)

6. பொருள் இருப்பு புத்தகம் – பொது 44 (Inventory Registers)

7. வழிகாட்டி புத்தகம்

8. நுகர்வுப் பொருள் இருப்பு புத்தகம் (Stock book)

9. தனி நபர் வரும்படி பேரேடு (P E Ledger)

10. விதவைகள் அனாதைகள் ஓய்வூதிய பதிவேடு. (W&OP Register)

3. “வங்கிக் கணக்கினைப் பராமரித்து வருகின்ற எல்லா அரச நிறுவனங்களும் மாதாந்த வங்கிக் கணக்கிணக்கக் கூற்றினைத் Bank Reconciliation  தயாரிக்க வேண்டும் என வேண்டப்படுகின்றன.”

(அ) இத்தேவையின் அவசியத் தன்மை யாது?

அ) மாதமுடிவில் காசுப்புத்தகத்தின் படியான வங்கி மீதியும் (Bank Balance), வங்கிக் கூற்று மீதியும் சமமாகக் காணப்படுவதில்லை. அதற்கான காரணத்தை கண்டறிவதற்காக வங்கிக்கணக்கிணக்கக்கூற்று (Bank Reconciliation)  தயாரிக்கப்பட வேண்டியது அவசியமாகும்.

ஆ) ஏற்கனவே மோசடிகள் இடம்பெற்றிருந்தால் இதன் மூலம் இலகுவாக அறிந்துகொள்ள முடியும்.

இ) அத்துடன் வழுக்கள், தவறுகள் என்பனவும் கண்டறியப்பட்டு தேவையான திருத்தங்களை மேற்கொள்ளவும் முடியும்.

ஈ) பணமாக்கப்படாத காசோலைகளைக் கண்டறியவும், அது தொடர்பாக நிதிப்பிரமாணம் 396 ன் அடிப்படையில் நடவடிக்கை எடுக்கவும் முடியும்.

உ) அது மாத்திரமின்றி பணந்தேறாத வங்கி வைப்புக்களைக் கண்டறிந்து அவற்றை அறவிட நடவடிக்கை எடுக்க முடியும்

இதற்கான விடைகள் 

(ஆ) மாற்றப்படாத காசோலைகளின் (Uncashed Chaques ) பதிவேடு, வங்கிக் கணக்கிணக்கக் கூற்றைத் தயாரிப்பதில் எவ்வளவு தூரம் உறுதுணையாக உள்ளது.

வங்கிக்கணக்கிணக்கக் கூற்றைத் தயாரிப்பதற்கு மாற்றப்படாத காசோலைகளின் பெறுமதி கண்டறியப்படுதல் அவசியமாகும். இதற்காகத் தயாரிக்கப்படுவதே மாற்றப்படாத பண மாக்கப்படாத காசோலைகள் பதிவேடாகும்.

அது மாத்திரமின்றி உரிய மாதத்திற்கு முந்திய மாதங்களில் வழங்கப்பட்ட காசோலைகளுக்கும் வங்கி பணம் கொடுக்கும். இவ்வாறு மாற்றப்பட்ட காசோலைகளையும் இனங்கண்டே வங்கிக் கணக்கிணக்கக்கூற்றைச் சமன் செய்ய முடியும்.

அது மாத்திரமன்றி பதில் காசோலை வழங்கப்படல். செல்லுபடியான காலத்தை நீடித்தல் போன்ற விடயங்கள் இதில் பதியப்படுவதால் வங்கிக்கணக்கிணக்கக் கூற்றைத் தயாரிப்பதற்கு இப்பதிவேடு அவசியமாகின்றது.

விடைகள்

4. சான்றுப்படுத்தப்பட்ட கொடுப்பனவுப் பத்திரம் ஒன்றின் மீது (voucher) கொடுப்பனவினை மேற்காள்வதற்கு முன்னதாக நிதிப்பிரமாணம் 139 (FR.139) இன் கீழ் ஒரு கொடுப்பனவு அதிகாரி கருத்திற்கொள்ள வேண்டிய விடயங்கள் யாவை?

விடைகள்

5. கருத்தரங்கு மண்டபம் ஒன்றுக்காகக் கொள்வனவு செய்யப்பட்ட கருத்தரங்கு மேசை மற்றும் சில நாற்காலிகளுக் கான கொடுப்பனவுக்கான, கொடுப்பனவுப் பத்திரத்தினை (voucher)பரிசீலனை செய்வதில் நீங்கள் அவதானிக்க வேண்டிய விடயங்களை ஆராய்க.

இக்கொள்வனவுக்கு

அ. பெறுகைக்குழுவினால்  (Tender board)  அனுமதி வழங்கப்பட்டிருத்தல்.

ஆ. உரிய முறையில் பொருட்கள் பெறப்பட்டிருத்தல்,

இ. பெறுகை மனு (கூறுவிலை Quotation) வுடன் சிட்டை சரியாக இருத்தல்

ஈ) இக்கொடுப்பனவு சான்றுறுதிப்படுத்தும் நடவடிக்கைகளுக்கு உட்படுத்தப்படல் வேண்டும்.

உ) உரிய நிகழ்ச்சித்திட்டம், கருத்திட்டம், நோக்கவிடயம் என்பவற்றில் நிதி ஏற்பாடிருத்தல், (Allocation)

ஊ) உறுதிப்பத்திரத்தில் கொடுப்பனவுக்குரிய பெயர் சரியாக குறிப்பிடப்பட்டிருத்தல், (Payee Name)

எ) களஞ்சியச் சான்றிதழ் இணைக்கப்பட்டிருத்தல். (Store certificate)

ஏ) முறைப்படி அனுமதி, அங்கீகாரம் என்பன வழங்கப்பட்டிருத்தல்.

6. நீங்கள் உங்களது திணைக்களத்திலிருந்து சில்லறைக்காசு (கட்டுநிதி) முற்பணமாக (Imprest) ரூ. 12500 ஐப் பெற்றுள்ளீர்கள் என எண்ணிக்கொள்க. இத்தொகையிலிருந்து செலவீடுகளை எவ்வாறு மேற்கொள்வீர்கள் என்பதனையும் இச்செலவீடுகளின் பின் எவ்வாறு முற்பணத்தை மீளப்பெறுவது என்பதனையும் எடுத்தக்காட்டும் வண்ணம் ஒரு சில்லறைக் காசேட்டின் நிரல்களிலான பதிவுகள் மூலம் விளக்குக.

7. (அ) அளவீட்டுச் சபை ஒன்றினால் கழித்து விடப்பட்ட (Condemned) பொருட்களை வெளியகற்றுதல் (disposal) என்பதன் மூலம் நீங்கள் விளங்கிக்கொள்வது யாது?

ஒவ்வொரு திணைக்களங்களிலும் வருடாந்தம் மேற்கொள்ளப்படும் பொருள் இருப்பு கணக்கெடுப்பில் அளவீட்டு சபையானது பாவனைக்குதவாத பொருட்களை இனம்கண்டு அவற்றினை அழிப்பதற்கோ அல்லது விற்பனை செய்வதற்கோ பரிந்துரை செய்கின்றது. 

இவ்வாறு பரிந்துரை செய்யப்பட்ட பொருட்களை உரிய பதிவுகளை மேற்கொண்டு விற்பனை செய்தோ அல்லது அழித்து விடவோ நடவடிக்கை எடுத்தல் வேண்டும்.

(ஆ) கழித்துவிடப்பட்ட பொருட்களை விற்பது அல்லது அழிப்பது தொடர்பில் கருத்திற்கொள்ளப்படவேண்டிய விடயங்கள் யாவை?

(அ) விற்பனை தொடர்பில் பொருத்தமான விளம்பரம் வழங்கப்படல் வேண்டும். 

ஆ) பொருளின்  அழிப்பின் போதும், விற்பனையின் போதும் கணக்கெடுப்பு சபையின் ஓர் உறுப்பினர் அவசியமாக சமூகமளிக்க வேண்டும்.

இ) தள்ளுபடி செய்யப்பட்ட பொருட்களுக்குரியவையல்லாத, பொருட்கள், அப் பொருட்களுக்குப் பொருத்தப்படவில்லை என்பதை உறுதிப்படுத்தல்,

ஈ) அப்பொருட்களுக்குப் பதிலாக, வேறு பொருட்கள் பதிலிடு செய்யப்பட வில்லை என்பதையும், உறுதிப்படுத்தல்

உ) இவற்றை பொறுப்பு வாய்ந்த உத்தியோகத்தருடன் சபையின் ஓர் உறுப்பினர் உறுதிப்படுத்தல் வேண்டும்.

ஊ) விற்பனவு செய்ய விதிக்கப்பட்டு, ஆனால் விற்கப்படாமல் உள்ள, அல்லது விற்கப்பட்டு ஆனால் எடுத்துச் செல்லப்படாத, பொருட்கள் சுற்றாய்வுச் சபை உறுப்பினர் ஒருவரின் முன்னிலையில் அழிக்கப்படல் வேண்டும்,

எ) அல்லது விற்பனைக்குரிய நிபந்தனைகளில் விதிக்கப்பட்ட கால எல்லை கடந்தபின், திணைக்களத் தலைவரின் பணிப்பிற்கு இணங்க முடிபு செய்யப்படல் வேண்டும்.

ஏ) விற்கப்பட்ட பொருட்கள், அவற்றிலிருந்து பெற்ற விலைகள் அழிக்கப்பட்ட பொருட்கள் ஆகியவற்றை உறுதிசெய்யும் சபை உறுப்பினர் ஒருவரின் அத்தாட்சிப்பத்திரம் அறிக்கையில் இணைக்கப்படல் வேண்டும்.

ஐ) இலங்கை அரசாங்க அடையாளம் எனில் சபை உறுப்பினர் ஒருவரின் முன்னிலையில்  அழிக்கப்பட்டு, அதை உறுதிப்படுத்தும் அத்தாட்சிப்பத்திரம் அறிக்கையில் இணைக்கப்படல் வேண்டும்.

ஒ) இவ்வாறு முடிபு செய்யப்பட்ட எல்லாப் பொருட்களும் திணைக்களத்தின் பொருட் பதிவேடுகள், களஞ்சியப் பதிவேடுகளிலிருந்து பதிவழிக்கப்படல் வேண்டும்.

8. கொடுப்பனவுப் பத்திரம் ஒன்று பெற்றுக்கொள்வதிலிருந்து. அதனை வங்கியில் வைப்பிலிடுவது வரையான பல்வேறு படிமுறை நடவடிக்கைகளையும் விளக்குக.

அ) கொடுப்பனவு பத்திரம் பெற்றுக்கொள்ளப்படும் போது காசோலைகள் காசுக்கட்டளைகள் பதிவேட்டில் பதியப்படுதல் வேண்டும்.

ஆ) பெற்றுக்கொள்ளப்படும் கொடுப்பனவு பத்திரம் காசாக்கப்படும்வரை பொது 172 பற்றுச்சீட்டு வழங்கப்படலாகாது.

இ) கொடுப்பனவு பத்திரம் தொடர்பிலான தகவல்களை காசேட்டின் வரவுப்பக்கத்தில் பதிதல்

ஈ) வங்கியில் வைப்பிலிடும் போது வங்கிப் வைப்புச் சீட்டில் மூல இதழிலும் அடியிதழிலும் பதியப்பட்டு வங்கியில் சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும்.

உ) வங்கியினால் கொடுப்பனவு பத்திரம் ஏற்றுக்கொள்ளப் பட்டமைக்கான உறுதிமொழி உத்தியோக பூர்வ முத்திரையுடன் வழங்கப்படுதலை உறுதிப்படுத்த வேண்டும்.

9. அரச உத்தியோகத்தர்களது முற்பணக் கணக்கினை விளக்கி, இதற்காகத் தயாரிக்கப்பட வேண்டிய வருடாந்த கணக்கீட்டுக் கூற்றுக்கள் யாவை எனவும் குறித்துக் காட்டுக.

10. கீழ்வருவனவற்றுக்கு சிறு குறிப்புகள் எழுதுக

(i) நிதி ஏற்பாடு (Financial provision) 

(ii) தேவைக்கேற்ற கட்டுநிதி (Ad-Hoc Imprest) 

(iii) கணக்கு வாக்கு (Vote on Account) 

(iv) வகுத்தீட்டுக் கணக்கு