கடிதக் கோப்பு முறை

வினா: அலுவலகம் ஒன்றின் செயற்பாடுகளைப் பிழையின்றி, தாமதமின்றி நிறைவேற்றுவதற்கு  வெற்றிகரமானதொரு கடிதக்கோப்பு முறையில் இருக்கவேண்டிய இயல்புகள் எவை?

1) ஆரம்பிக்கப்படும் கோப்பு (File) ஒரு விடயம் தொடர்பானதாக இருத்தல்;

2) விடயத்தின் (Subject) பெயர் கோவையில் இடப்படல் வேண்டும்;

3) கோப்பு இலக்கம் வழங்கப்பட்டு இலகுவில் எடுக்கக்கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்

04. பக்கங்கள் இலக்கமிடப்பட்டிருத்தல் வேண்டும்;

05. கோப்பு உறைக் குறிப்புகள் (File Cover Notes) எழுதப்பட்டும், தொடர்புகள் குறிக்கப்பட்டும் இருத்தல் வேண்டும்,

06. கோப்புக்கள் கையாள்வதற்கு இலகுவாக இருத்தல் வேண்டும்;

07) பதவிநிலை அலுவலர் இலகுவில் பணிப்புரை வழங்கக்கூடியதாக இருக்க வேண்டும்;

08. புதிய முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் கோவை பார்த்து இலகுவில் விளங்கக்கூடியதாக இருத்தல், கருமமாற்றக் கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்;

09. எதிர்காலத்தில் வரும் பிரச்சினைகட்கு பதில் வழங்கக்கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்;

10. கோப்புக்களின் நடமாட்டத்தை இலகுவில் அறிந்துகொள்ளக்கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்.

வினா: உத்தியோகபூர்வ கடிதம் (Official Letter) ஒன்றில் கட்டாயம் இருக்கவேண்டிய முக்கிய அம்சங்களையும், சாதாரணமாக அதில் அடங்க வேண்டிய விடயங்களையும் உதாரணங்களுடன் விளக்குக.

ஓர் அலுவலகத்திலிருந்து அனுப்பப்படும் கடிதம் சாதாரணமாக கீழ்வரும் வகையில் அமைதல் வேண்டும்.

(1) கோவை இல (எனது இல) என எழுதப்படல் வேண்டும்;

(உ+ம்): திணைக்களம்/ கிளை/விடயம்/ அலுவலர் இலக்கம்/எத்தனையாவது கோவை/எத்தனையாவது கடிதம்

தற்காலத்தில் கடிதத்தலைப்புக்களில் (Letterhead) கடிதங்கள் தயாரிக்கப்படுவதால் இலக்கத்தில் திணைக்களம் குறிப்படுவதில்லை.

அதாவது 

(உ+ம்): கிளை/விடயம்/ அலுவலர் இலக்கம்/எத்தனையாவது கோப்பு/எத்தனையாவது கடிதம்

(2) கடிதம் அனுப்பும் அலுவலகத்தின் பெயரும், திகதியும், கடிதத்தின் வலதுபக்க மேல் மூலையில் குறிப்பிடப்படல் வேண்டும்;

(3) கடிதம் ஒரு விடயம் தொடர்பானதாக இருத்தல் வேண்டும்;

(4) விடயத்தலைப்பு எழுதப்பட்டு, கீழ்க் கோடிட்டோ அல்லது தடித்த எழுத்திலோ

இருத்தல் வேண்டும்;

(5) பொதுமக்களுடன் தொடர்புகொள்ளும்போது அவர்கள் மரியாதையுடன் அழைக்கப்படுதல் வேண்டும் (உ+ம்): ஐயா, அம்மணி, வணக்கத்திற்குரிய குறிப்பிடல் வேண்டும்;

(6) ஜனாதிபதி, பாராளுமன்ற உறுப்பினர், மாகாணசபை உறுப்பினர், அமைச்சர், பிரதம மந்திரி ஆகியோருக்கு கடிதம் எழுதப்படும்போது அவர்கள் சந்தர்ப்பத்திற்கு ஏற்றமாதிரி மரியாதையுடன் அழைக்கப்படல் வேண்டும். (உ+ம்): கௌரவ  பாராளுமன்ற உறுப்பினர், மாண்புமிகு அமைச்சர், அதிமேதகு ஜனாதிபதி.

(7) கடிதத்தின் இறுதியில் கையொப்பம் இடுவதற்கு முன்பு

(அ) தங்கள் சேவையிலுள்ள,

(ஆ) தங்கள் நம்பிக்கைக்குரிய என்ற வாக்கியம் பாவிக்கப்படல் வேண்டும்;

(8) கடிதத்தின் முதலாவது பந்தியில் கடிதம் ஏற்கனவே அனுப்பப்பட மேலதிகமாக அனுப்பப்படுவதாயின் கடிதத்தின் தொடர்பு இலக்கம், திகதி என்பன குறிப்பிடப்படல் வேண்டும்.

உதாரணம்: எனது சம இலக்க, ……. திகதிய கடிதம் தொடர்பாக என்பதாகும்;

(9) அல்லது கிடைக்கப்பெற்ற கடிதத்திற்குப் பதில் அனுப்பப்படுமாயின் அக்கடிதத்தின் தொடர் இலக்கமும் திகதியும் எழுதப்படல் வேண்டும் (உ+ம்): தங்கள் இல: … திகதிய கடிதம் தொடர்பாக.

(10) ஒவ்வொரு பந்திகளும் இலக்கமிடப்பட்டிருத்தல் வேண்டும்;

(11) தாபனவிதிக் கோவை, நிலையியற் கட்டளை போன்றன சுட்டிக்காட்டப்படும் போது அவற்றின் அத்தியாயம் பிரிவு அல்லது இலக்கம் என குறிப்பிடப்படல் வேண்டும்;

(12) கடிதம் தெளிவானதாகவும், பூரணத்துவமானதாகவும், கடிதம் பெறுநர் இலகுவில் விளங்கக் கூடியதாகவும், இலகுவான நடையிலும், பண்பான வார்த்தைப் பிரயோகத்தினாலும் இருத்தல் வேண்டும்;

(13) கடிதங்களில் ஏதும் இணைப்புகள் இணைப்பதாயின் இணைப்பு-1, இணைப்பு-2, எனக் கடிதத்தில் குறிக்கப்பட்டு இணைக்கப்படல் வேண்டும்;

(14) கடிதம் ஒப்பமிடும்போது திணைக்களத் தலைவரால் ஒப்பமிடுவதாயின் அவரின் பெயர், பதவி இடப்பட்டு, அவரின் பதவி முத்திரையும் (Official Stamp) இடப்படல் வேண்டும்;

(15) இவரின் கட்டளைக்கு அமைய வேறு பதவிநிலை அலுவலர் கையொப்பமிடுவதாயின் திணைக்களத் தலைவரின் பெயருக்கு எதிரே “ஒப்பம்” என அவரின் பெயரைக் குறிப்பிட்டு, எதிர்ப் பக்கத்தில் கையொப்பமிடுபவர் தனது பெயரையும் பதவியையும், பதவி முத்திரையையும் இடுதல் வேண்டும்.

(16) திணைக்களத் தலைவர் தவிர்ந்த வேறொரு அலுவலர் கையொப்பமிட்டு அனுப்பும் சந்தர்ப்பத்திலும் அவரின் பெயர், பதவி என்பன குறிப்பிடப்படல் வேண்டும்.

அரசாங்க திணைக்களமொன்றுக்குக் கிடைக்கின்ற கடிதங்கள் தொடர்பாக  செயற்பட வேண்டியஒழுங்கு முறையை விளக்குக.

அரசாங்க அலுவலகங்களில் மக்கள் தமது பல்வேறு தேவைகளுக்காக கடிதங்களை அனுப்புகின்றார்கள். மக்கள் மட்டுமன்றி அமைச்சுக்கள் திணைக்களங்கள் போன்றவற்றிலிருந்தும் கடிதங்கள் கிடைக்கபெறுகின்றன. இக்கடிதங்கள் பல்வேறு விடயங்கள் தொடர்பாக அமையும்.

இக்கடிதங்கள் நேரடியாகவோ அஞ்சல் (mail)  மூலமாகவோ கிடைக்கப் பெறுகின்றன. தபாலகத்திலிருந்து கடிதங்கள் தபாலுக்குப் பொறுப்பாகவுள்ள அலுவலருக்கு முன்னால் உடைக்கப்படல் வேண்டும்.  வழமையாக கடிதங்கள் நிர்வாக அலுவலரின் முன்னிலையில்  உடைக்கப்படல் வேண்டும்.

அவர் கிடைக்கப்பெற்ற கடிதத்தில் அலுவலக முத்திரையை இட்டு, முதலொப்பமிட்டு உரிய கிளை அல்லது பதவியினரின் குறியீட்டுடன் தபால் பேணப்படும் கோப்பு உறையில் வைத்து திணைக்களத் தலைவருக்கு சமர்ப்பிப்பார்.

அவர் உரிய எடுக்கப்பட வேண்டிய கட்டளையுடன் அவற்றை உரிய கிளைக்கு/பதவியினருக்கு அனுப்புவதற்காக மீண்டும் தபாலுக்குப் பொறுப்பான அலுவலருக்கு (நிர்வாக அலுவலர் அல்லது பிரதம முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தருக்கு) அனுப்புவார்.

அவர் அவற்றை உரிய பதிவேடுகளில் பதிய நடவடிக்கை எடுத்து, உரிய கிளைத் தலைவருக்கு தொடர் நடவடிக்கைக்காக அனுப்பி வைப்பார். சாதாரணமாக பதிவுக் கடிதம், அமைச்சுக் கடிதம், தலைமை அலுவலகக் கடிதங்கள் யாவும் கடிதம் கிடைத்தவுடன் உரிய ஏடுகளில் பதியப்படும். காசோலையும், தபாற் காசுக்கட்டளையும் அதற்குரிய ஏடுகளில் பதியப்பட்டு கையளிக்கப்படும்.

“இரகசியம்” என்ற குறியீட்டுடன் தபாலுறையினுள் பிறிதொரு உறையில் வைத்துக் கிடைக்கும் கடிதங்கள் அதற்குப் பொறுப்பான அலுவலரிடம் அல்லது திணைக்களத் தலைவரிடம் ஒப்படைக்கப்படல் வேண்டும். அவரால் அது உடைக்கப்பட்டு தேவையேற்படின் இரகசியமான முறையில் நடவடிக்கை எடுக்கப்படும்.

தமக்குக் கடிதம் கிடைக்கப்பெற்றதும் முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் கடிதங்களை பின்வருமாறு வகைப் படுத்தல் வேண்டும்.

1. உடனடியாக நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டிய கடிதம்;

2. முன்னுரிமை அடிப்படையில் நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டிய கடிதம்;

3. இலகுவில் நடவடிக்கை எடுக்கக்கூடிய சாதாரண கடிதம்;

4. தேடுதல், ஆராய்ச்சி தேவையான கடிதம்;

மேற்குறிப்பிட்ட முறையில் 3 நாள் விதியைப் பின்பற்றி நடவடிக்கை எடுத்தல் வேண்டும்.

புதிய விடயம் தொடர்பாக கடிதம் கிடைக்கப்பெறின் கோவைப் பதிவேட்டில் உரிய பதிவு மேற்கொண்டு இலக்க குறியீடு இட்டு, கோவை ஆரம்பித்து நடவடிக்கை எடுத்தல் வேண்டும்.

“அந்தரங்கம் ” (Confidential) என்ற குறியீட்டுக் கடிதம் எவ்வாறு அனுப்பப்பட வேண்டும்?

ஒரு உறையில் இரகசியக் கடிதத்தை மடித்து வைத்து உறையை ஒட்டி குறுக்காக ” இரகசியம்” என்று எழுதுதல் வேண்டும். அக்கடித உறையில் அலுவலக முத்திரையிட வேண்டும். பின்னர் அவ்வுறையை வேறு ஒரு உறையில் இட்டு (சாதாரணமாக வெளிஉறை பெரிதாக இருக்கும்) ஒட்டி உரிய விலாசமிட்டு அனுப்புதல் வேண்டும்.

அலுவலகக் கடிதம் ஒன்று எவ்வாறு அமைய வேண்டும் என தெளிவுபடுத்துக.

விடை:

கடித தொடர்பின் பிரதான நுட்பங்கள் :

1) தெளிவாக இருத்தல்

2) சுருக்கமாக இருத்தல்

3) சரியானதாக இருத்தல்

4) பூரணத்துவமாக இருத்தல்

5) நன்றியறிதல்

6) பயன்படுத்தும் மொழியின் தன்மை

7) வடிவமைப்பு

8) வெளிப்படுத்தும் முறை

9) காலம் தவறாமை

கடிதத்தின் வடிவம் (Form of ):

1) கடிதத் தலைப்பு

2) தொடர்பு இலக்கமும் திகதியும்

3) உள்ளக முகவரி (Internal Address)

4) விளித்தல்

5) உள்ளடக்கம்

6) முடிவு

7) ஓப்பம் பதவி

8) இணைப்புகள்

9) பிரதிகள்

கடிதம் எழுதும் போது கவனிக்கப்பட வேண்டிய விடயங்கள்

1) ஏன் எழுதுகின்றீர்கள்?

2) என்ன செய்தி?

3) பெறுபவர் என்ன செய்ய வேண்டும்?

கடிதத் தொடர்புகள் பற்றிய விதி முறைகளை ஆராய்க:

விடை: எந்தச் சந்தர்ப்பத்திலும் எந்த விடயம் சம்பந்தமாகவும் ஓர் அமைச்சு வேறோர் அமைச்சுடன் தொடர்பு கொள்ளலாம். அமைச்சுச் செயலாளர் தமக்குக்கீழ் கொடுக்கப்பட்ட திணைக்களங்கள் தொடர்பான விடயங்களையிட்டு மற்றய அமைச்சுடன் தொடர்பு கொள்ள வேண்டுமாயின் அமைச்சைச் சேர்ந்த செயலாளருடன் தொடர்பு கொள்ளலாம்.

திணைக்களத் தலைவர்கள் தமது திணைக்கள விடயங்கள் தொடர்பாக மற்றைய திணைக்களத் தலைவர்களுடன் தொடர்பு கொள்ளலாம். மாவட்டத்திற்குள் திணைக்களக் தலைவர்கள் மாவட்ட அரசாங்க அதிபருடன் நேரடியாகத் தொடர்பு கொள்ளலாம். ஒரு திணைக்களத் தலைவர் வேறொரு அமைச்சின் செயலாளருடன் தொடர்புகொள்ள வேண்டுமாயின் தமது அமைச்சின் செயலாளர் மூலமே தொடர்புகொள்ளல் வேண்டும்.

உப திணைக்களங்களின் தலைவர்கள் தமது திணைக்களத் தலைவர்கள் மூலமாகவே செயலாளர்களுடன் தொடர்பு கொள்வர்.

கணக்காய்வாளர் தலைமை அதிபதியும், சட்டமா அதிபரும் எவ் அமைச்சின் கீழும் இணைக்கப்படாத காரணத்தினால் அவர்கள் எவ் அமைச்சுடனும், செயலாளருடனும், எந்தத் திணைக்களத் தலைவருடனும், ஜனாதிபதியுடனும் மற்றும் அரசாங்க ஸ்தாபனங்களுடனும் நேரடியாகத் தொடர்பு கொள்ளலாம்.

மாவட்ட அரச அதிபர்கள் தமக்குக் கீழ் இணைக்கப்பட்டுள்ள விடயங்கள் தொடர்பாக எந்த அமைச்சின் செயலாளருடனும் நேரடியாகத் தொடர்புகொள்ளலாம். மற்றும் வெளி நாடுகளிலுள்ள தூதுவர்களுடனோ, வெளிநாட்டுப் பிரதிநிதிகளுடனோ, எச்சந்தர்ப்பத்திலும் வெளிநாட்டு அலுவல்கள் அமைச்சின் செயலாளர் மூலமே தொடர்பு கொள்ளல் வேண்டும்.

கொள்கை சம்பந்தமான விடயங்கள் தவிர்ந்த சாதாரண விடயங்களில் மேலே கூறப்ப தடைகள் கடினமாகக் கொள்ளப்படுவதில்லை .

ஒரு திணைக்களத்தின் மத்திய தபாற் பிரிவு என்றால் என்ன?

விடை :

பல கிளைகளுள்ள பெரிய திணைக்களமொன்றுக்கு வெளியிலிருந்து கிடைக்கும் அனைத்துக் கடிதங்களின் மேலுறைகளிலும் அக்கடிதங்களிலுள்ள விடயத்தைக் கவனிக்க வேண்டிய கிளையின் விபரம் குறிப்பிட வாய்ப்பில்லை. எனவே, பெரும்பாலான கடிதங்கள் திணைக்களத்தின் எப்பிரிவுக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும் என்பதை அறியமுடியாது.

எனவே, இத்தகைய குழப்பநிலையைப் போக்கி, கடிதங்களை உடைத்து அவற்றின் உள்ளடக்கங்களுக்கு ஏற்ப அவற்றை ஏற்ற பிரிவுகட்கு அனுப்புதற்பொருட்டு மத்திய பிரிவுகள் நிறுவப்படுகின்றன.

இப்பிரிவில் ஒரு பதவிநிலை அலுவலர் அல்லது ஒரு சிரேஸ்ட முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் பொறுப்பாகவும், அவருக்குத் துணையாகப் பல அலுவலர்களும் கடமையாற்றுவர்.

இப்பிரிவில் தபால்கள் யாவும் கிடைத்ததும் அவை பிரிவுக்குப் பொறுப்பான அலுவலர் முன்னிலையில் உடைக்கப்பட்டு, திகதி முத்திரை இடப்பட்டு, ஒவ்வொரு கடிதத்தையும் கவனிப்பதற்குரிய கிளைகட்கேற்றவாறு பிரிக்கப்படும்.

இங்கு புறாக்கூண்டு போன்ற அமைப்பிலான அலுமாரி (Pigeon – Hole Almirah) அமைக்கப்பட்டிருக்கும். இதிலுள்ள ஒவ்வொரு கூடும் அலுவலகத்தின் ஒவ்வொரு கிளைக்குமென ஒதுக்கப்பட்டிருக்கும். பிரிக்கப்படும் கடிதங்கள் ஒவ்வொரு கிளைக்கும் உரிய கூடுகளில் இடப்படுவதனால் பிரித்தல் இலகுவாக்கப்படுகிறத.

இவ்விதம் பிரிக்கப்பட்ட கடிதங்களை அக்கிளையின் சிற்றுாழியர்கள் சென்று கோவை உறைகளிற் பத்திரப்படுத்திக் கிளைக்கு எடுத்துச் செல்வர். பதிவுக் கடிதங்கள் போன்றவையும் இவ்விதமே ஒவ்வொரு கிளைக்குமுரிய வெவ்வேறான பதிவேடுகளில் பதியப்பட்டு அனுப்பப்படுகின்றன.

சில உறைகளில் வெவ்வேறு கிளைகட்குரிய பல கடிதங்கள் உள்ளடக்கப்பட்டு வருவதுமுண்டு. அத்தகைய சந்தர்ப்பங்களில் இத்தகைய மத்திய தபாற் பிரிவு இருப்பதனால் அவற்றை வெவ்வேறாக்கி உரிய கிளைகட்கு அனுப்புதல் இலகுவாகிறது.

வெளிச்செல்லம் கடிதங்களும் இப்பிரிவினுாடாகவே அனுப்பப்படுகின்றன. வழமையாக அவ்வலுவகத்திலிருந்து வெளிக்கடிதங்கள் அனுப்பப்படும் அலுவலகங்கட்கெனப் புறாக்கூண்டு அமைப்பொன்றிருக்கும். 

கிளைகளில் கடிதங்களை வெளியில் அனுப்புவதற்குப் பொறுப்பாகவிருக்கும் அலுவலர் தாம் அனுப்ப விரும்பும் கடிதங்களை இப்புறாக்கூண்டு அமைப்பினுள் (பொருத்தமாயின்) இடலாம் அல்லது வழமையாக அனுப்பப்படும் அலுவலகம் அல்லாத ஒரு இடத்திற்கு அனுப்பப்படும் கடிதமாயின் அதனை அதற்கென குறித்த ஒருவரிடம் கையளிக்கலாம்.

வெளிச்செல்லும் பதிவுக் கடிதங்கள், தந்திகள் போன்றவையும் அதற்கெனக் குறித்த பதிவேட்டிற் பதியப்பட்டு கையளிக்கப்படும்.

இவ்விதம் மத்திய தபாற்பிரிவே வெளிச்செல்லும் கடிதங்களை கையாள்வதனால் ஒரே இடத்திற்கு ஒரே அலுவலகத்திலிருந்து பல்வேறு கடிதங்கள் அனுப்பப்படாது அவை யாவும் ஒரே உறையில் இடப்பட்டு அனுப்பப்படவும், அதன் மூலம் தபால்செலவு சிக்கனப் படுத்தப்படவும் வழி ஏற்படுகின்றது. மேலும் இப்பிரிவில் பணிபுரியும் அலுவலர்கள் தம் துறையிற் திறமை பெறவும், அதன் மூலம் தொடர்புகள் தாமதமின்றி நிறைவேற்றப்படவும் கூடியதாகவுள்ளது.

வினா : கோவையிடும் முறைகள் எவை?

அலுவகத்திற்கு ஒரு விடயம் தொடர்பாக கிடைக்கப்பெறும் கடிதங்கள்,  ஆவணங்கள், கட்டளைகள், அவை தொடர்பான நடவடிக்கைகள் திகதி ஒழுங்கில் ஒன்றாகப் பேணப்படும் ஓர் சாதனமே கோவையாகும். அக்கோவைகள் பின்வரும் முறைகளில் கோப்பிடப்படலாம்.

1. புத்தகக் கோப்பு முறை (ஒருமை கோப்பு முறைமை ) அல்லது ஒருங்கிணைந்த கோப்பு முறை

2. பிளந்த கோப்பு முறை (இரட்டைக் கோப்பு முறைமை )

புத்தகக் கோப்பு முறையில் கிடைக்கும் கடிதங்களும், சாதனங்களும் அனுப்பும் கடிதத்தின் பிரதிகளும் திகதி ஒழுங்கின்படி ஒரு புத்தகம்போல் கோவை செய்யப்பட்டிருக்கும். இம்முறையில் குறிப்புக்களை கிடைக்கும் கடிதத்தின் முன் பக்கத்திலும், பின் பக்கத்திலும் எழுதிக்கொள்ளலாம்.

ஓர் விடய அலுவலர் கிடைக்கும் கடிதத்தின் சாரத்தினை எழுத வேண்டியதில்லை . இவற்றுள் மிகப்பழைய பத்திரங்கள் மேலும், மிகப் புதியவை கீழும் இடம்பெறும் கோப்பு ஒரு புத்தகம் வாசிக்கப்படுவதைப் போல் வாசிக்கலாம்

இதன் நன்மைகளாவன:

1. விடய அலுவலரின் கடமை இலகுவாக இருக்கும்

2. ஓர் அனுபவமற்ற விடய அலுவலரும் கோவைகளைப் பேணலாம்

3. பதவிநிலை உத்தியோகத்தர் கோவை முழுவதையும் வாசித்து விடயத்தை  அறிந்துகொள்வதால் பிழையான கட்டளைகளை இடாது தவிர்க்கலாம்.

4. காகிதாதிகளின் சிக்கனம் ஏற்படும்

5. கையாள்வது இலகு

6.கோவையின் வரலாற்றை கதைப்புத்தகம் வாசிப்பதைப்போல் இலகுவாக வாசித்தறிதல்

தீமைகள் :

1. வேறு திணைக்களங்களிற்கு கோப்பினை அனுப்பநேரின் சில கடிதங்கள் தொடர்பாக எடுக்கப்பட்ட முடிவுகளில் விடய அலுவலருக்கும் உயரதிகாரிகளிற்கும் இடையே கருத்து வேறுபாடுகளிருப்பின் அவற்றை வெளியே காட்டுவதாக அமையும்.

2. கோவைகளை அனுப்பும்போது தொலைந்தால் புதிய கோவைகள் ஆரம்பிப்பதில் சிரமம் ஏற்படும்.

3. பதவிநிலை அலுவலரின் நேரச் செலவை அதிகரிக்கின்றது.

4. இம்முறையில் குறித்த கடிதத்தில் குறிப்புக்கள் எழுதி பின்னர் இரத்துச் செய்யும் போது அழகாக இருக்காது.

5. புகைப்படப்பிரதி எடுப்பது சிரமம்.

பிளந்த கோவை முறையில் குறிப்புக் கடதாசி வேறாகவும், கடிதங்களும் அவற்றிற்கான பதில்களின் பிரதி வேறாகவும் கோவை செய்யப்படுகின்றன.

குறிப்புக் கடதாசியானது கோவையின் இடதுபக்க மூலையில் எச் சந்தர்ப்பத்திலும் வெளியே எடுக்கப்படக் கூடிய முறையில் துவாரமிடப்பட்டு, கட்டப்பட்டிருக்கும்.

குறிப்புத் தாள்கள் ஒன்றன்பின் ஒன்றாக இணைக்கப்பட்டு ஒழுங்காக இரு பக்கங்களிலும் உரோமன் இலக்கம் இடப்பட்டிருக்கும். குறிப்புத் தாள்கள் எச்சந்தர்ப்பத்திலும் கோவையின் வெளியுறையுடன் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட துவாரங்கள் இடப்பட்டு கட்டப்படக் கூடாது. கடிதங்களும் அவற்றிற்கான பதில்களின் பிரதிகளும் ஒழுங்காக இலக்கமிடப்பட்டு ஒன்றின்மேல் ஒன்றாக கட்டப்பட வேண்டும்.

கடிதங்களின் முன் தொடர்பான இலக்கங்கள் குறுக்குத் தொடர்புக் கோடுகள் இடப்பட்டு காட்டப்படல் வேண்டும். அனுப்பப்படும் கடிதங்களின் பிரதிகளிலோ, கிடைக்கும் கடிதங்களிலோ எந்தக் குறிப்பும் எழுதப்படுவதில்லை. அவை குறிப்புத் தாளில் மட்டுமே இடப்படல் வேண்டும்.

வலது பக்கத்தில் கோவை செய்யப்பட்டிருக்கும் தாள்கள் இந்து அராபிய இலக்கங்களினால் இலக்கமிடப்பட்டிருக்கும். கோவை செய்யப்பட்டிருக்கும் ஓரு சாதனத்தில் பல பக்கங்கள் இருப்பின் இந்து அராபிய இலக்கத்துடன் அகர வரிசையும் சேர்த்துக் கொள்ளப்படலாம்.