அரச அலுவலர்களுக்கான அலுவலக முறைமை

அரச அலுவலர்களுக்கான அலுவலக அலுவலக நடைமுறை / அலுவலக முறைமை தொடர்பிலான வினைத்திறமைகாண் தடைப்பரீட்சை மற்றும் போட்டிப்பரீட்சைகளுக்கு பொருத்தமான வகையில் வினா விடைகள் இத்தளத்தில் பதிவேற்றப்படுகின்றன.

அலுவலக நடைமுறை என்றால் என்ன? 

வெவ்வேறு அலுவலகங்கள் சாதாரணமாக  பல்வேறு நோக்கங்களுக்காக அமைக்கப்படுகின்றன.

அவ்வாறான அலுவலகங்கள் தமது நோக்கங்களைச் சரிவர நிறைவேற்றி முடிப்பதற்குத் தேவையான சகல செயல்வடிவங்களையும் தீர்மானித்து, அவற்றை நிறைவேற்றக் கூடியவாறு பெறப்பட்ட தகவல்களை கோவைகளிலும் (Files) , பதிவேடுகளிலும் (Registers), கணினியிலும் (Computers) பதிவுசெய்து ஒழுங்காகப் பாதுகாத்து, தேவையேற்படும் போது மீளப்பார்வையிட்டு சேவையாக வழங்கிவரும் இடம் அலுவலகமாகும்.

தேவையான தகவல்களைத் தர்க்கரீதியான ஒழுங்கில் கோவைகளிடும் பதிவேடுகளிலும் பதிந்து பத்திரப்படுத்தி வைக்கும் ஓர் நடைமுறை அலுவலக நடைமுறையாகும்.

அலுவலக முறைமை என்றால் என்ன?

ஒரு அலுவலகத்தில் என்ன வேலைகள் ஆற்றப்படுகின்றன? அவை எவ்வாறு நிறைவேற்றப்படுகின்றன? என்பதை ஒரு ஒழங்கு ரீதியில் கூறுவது அலுவலக முறைமையாகும்.

இதனைப் பின்வரும் 4 நடவடிக்கைகள் மூலம் கூறமுடியும்.

(அ) சேமமுறைமை (Storeage)

ஒரு குறிப்பிடப்பட்டுள்ள விடயம் தொடர்பான சகல ஆவணங்களையும் கோவைப்பதிவேட்டில் பதிந்து, ஓர் இலக்கம் வழங்கி, ஓர் ஒழுங்கு முறையில் பேணுவதாகும்.

(ஆ) இயக்க முறைமை (Movement)

கோவை விடய அலுவலரிடமிருந்து வேறு அலுவலர்க்கு கட்டளைக்காகவோ, வேறு நோக்கத்திற்காகவோ அனுப்புவது இயக்க முறைமையாகும்.

சாதாரண முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் அசைவு அட்டையை (Movement Card) அல்லது அசைவு பதிவேட்டைப் பேணி இக் கோவைகளின் நடமாட்டத்தை அறிந்து கொள்ள முடியும்.

(இ) செயல் முறைமை (Action)

இக்கோவைகளில் ஆற்றும் நடவடிக்கை செயல்முறைமை ஆகும்.

இவற்றுக்கு சுற்றுநிருபங்கள், நிலையியற் கட்டளைகள் (Standing Orders), முன்னர் வழங்கிய தீர்ப்புகள் என்பன முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தரை சிறந்த முறையில் செயலாற்ற வழிவகுக்கின்றது.

(ஈ) முடிவுறு முறைமை (Ceased)

முடிவுற்ற கோவைகளை பதிவேட்டு அறைகளுக்கு அனுப்புவது அல்லது அழிப்பது முடிவுறு முறைமையாகும்.

வினா: அரசாங்க அலுவலகங்கள் அதிக எண்ணிக்கையிலான கோவைகள் பேணவேண்டியதன் காரணமாக சில வேளைகளில் வேலைகள் தாமதமடைகின்றன. இத்தகைய தாமதம் எற்படுவதில் செல்வாக்குச் செலுத்தும் காரணிகள் யாவை? கோப்புகளின் எண்ணிக்கையை குறைப்பதற்கு மேற்கொள்ளத்தக்க நடவடிக்கைகள் யாவை?

விடை: சாதாரணமாக முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர்கள் கோவை பேணும் அலுவலர்களாக உள்ளனர்.

விடயத்திற்குத் தகுந்த வகையில் ஒரு முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் அண்ணளவாக 100-150 அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட தொகைக் கோவைகளைப் பேணி வருகின்றனர்.

நாளாந்தம் மக்கள் தேவைகள் அதிகரிக்க போது புதிய புதிய கோவைகளை ஆரம்பிக்க வேண்டியுள்ளது.

கோவைகளில் வேலைகள் அதிகரிக்கின்ற போது வேலைப்பழுவும் அதிகரிக்கின்றது.

வேலைகள் அதிகரித்தாலும் உடனடியாக ஆளணி அதிகரிப்புக்கள் மேற்கொள்ளப்படுவதில்லை.

நிதிக் கட்டுப்பாடுகளினால் மேலதிக நேரத்திலும் இவற்றைச் செய்து முடிக்க இயலாது.

இவ்வாறு வேலைப்பழு அதிகரிக்க, அதற்கேற்ற வகையில் ஆளணியும் அதிகரிக்க அவர்களுக்கு இடவசதி தேவைப்படுகின்றது.

கோவைகளைப் பேண உபகரணங்கள் தேவை; இவற்றை வைக்க இடம் தேவை; வேலைப்பழு அதிகரிப்பினால் குறித்த நேரத்தில் வேலைகளை ஆற்றி முடிக்காமையினால் வினைத்திறமையின்மை அதிகரிக்கின்றது.

கோவைகளின் எண்ணிக்கையை குறைப்பதற்கு

அ) நவீன தொழில்நுட்பத்திற்கமையக் கோவைகள் கணினியில் பேணப்படுதல்,

ஆ) கணினியில் பதிவுகள் பேணப்படுவதும் கோவை ஆரம்பிக்கப்படுவதைக் குறைக்கின்றது.

இ) சகல விடயங்கட்கும் கோவையை ஆரம்பிக்காமல் நியம மறுமொழி அனுப்பப்படலாம். இதனாலும் கோவைகளின் தொகையைக் குறைக்க முடியும்.

ஈ) அலுவலக முறைமையில் பகுதியான முடிவுறு முறைமைக் கோட்பாட்டைப் பின்பற்றி நடவடிக்கை முடிந்த கோவைகளை உடனுக்குடன் பதிவேட்டறைக்கு அனுப்புவதன் மூலமும் நடைமுறையிலுள்ள கோவைகளின் எண்ணிக்கையைக் குறைப்பதற்கு வாய்ப்புண்டு.

அலுவலக முறைமையினால் கிடைக்கும் நன்மைகள் எவை?

விடை:

(அ) அலுவலகத்திற்கு கிடைக்கப்பெறும் எந்தக் கடிதமும், ஆவணமும் இலகுவில் கண்டுபிடிக்கலாம்.

(ஆ) கிடைக்கப்பெறும் கடிதம் அல்லது ஆவணங்கள் உரிய பதிவேடுகளில் பதியப்பட்டு, உடனடியாக நடவடிக்கை எடுக்கப்பட்டு, பதில் அனுப்பிவைக்கப்படுகின்றது.

(இ) நடவடிக்கை எடுக்கப்படவேண்டிய ஆவணங்கள் வேறாகவும், நடவடிக்கை எடுத்து முடிந்த ஆவணங்கள் வேறாகவும் பேணப்படுகின்றன.

(ஈ) பிரமாணங்கள், சட்டங்கள், கட்டளைகள் போன்ற அறிவுறுத்தல்களை உரியமுறையில் ஒழுங்காகப் பேணப்படுவதால், இவற்றில் தேவையான விடயங்களை அறிந்துகொள்ளலாம்.

(உ) ஒரு ஆவணம்/கடிதம் தொடர்பாக தொடர் நடவடிக்கைகள் எடுக்கப்படுவதை உறுதிப்படுத்திக்கொள்ளலாம்.

(ஊ) வழங்கப்பட்ட பதிலை நீண்ட காலத்தின் பின்பும் பார்வையிடலாம்.

(எ) வேலை ஓட்டத்தின் தாமதத்தினைத் தவிர்த்துக்கொள்ளலாம்.

(ஏ) செலவு முறைகளை பேணிக்கொள்ளலாம்.

(ஐ) மனிதசக்தி வீணடிக்கப்படுவதை தவிர்க்கலாம்.

(ஒ) வெவ்வேறு நபர்களுக்கு இடையே பாரபட்சம் காட்டாது ஒரே நடைமுறையைப் பின்பற்றலாம்.

வினா: அரசாங்க அலுவலகங்களின் செயற்பாடுகளில் ஊடுகாட்டும் இயல்பு இருக்க வேண்டுமெனத் தற்காலத்தில் கேள்விப்படுகின்றோம். ஊடுகாட்டும் இயல்பு என்பதன் கருத்து யாது? இந்நிலைமையை ஏற்படுத்துவதற்கு என்ன செய்ய வேண்டும்?

விடை: ஊடுகாட்டும் இயல்பு என்பது சகல விடயங்களும் வெளிப்படையாகச் செய்யப்படுதலாகும்.

எந்த விடயத்திலும் ஒழிவு, மறைவு இருக்காது, பொதுமக்கள், எந்த விடயம் செய்யப்படுகிறது? எவ்வாறு செய்யப்படுகின்றது? என்பதை அறியவும், சாதாரணமாக ஆட்சேர்ப்பு எனில் அதன் புள்ளியிடல் முறை, ஆட்சேர்ப்பு நடைமுறை என்பன எல்லோருக்கும் வெளிப்படையாகத் தெரியப்படுத்தலாகும்.

இதன்மூலம் முரண்பாடுகள், மோசடிகள், சந்தேகங்கள் என்பன இல்லாதொழிக்கப்படுகின்றது.

ஊடுகாட்டும் இயல்பு ஏற்படுத்துவதற்கு ஆட்சேர்ப்புமுறை போட்டிப் பரீட்சையில் அதிகூடிய புள்ளி பெற்றவருக்கு நியமனம் வழங்கல், பதவியுயர்வு வழங்கல் பரீட்சை மூலமாயின், பதவியுயர்வு வழங்கும்போது,  வினைத்திறமைக்கும், சேவை மூப்பிற்கும் முன்னுரிமை வழங்கல், என்பன ஒரு முறையான திட்டத்தின் வெளித்தலையீடின்றிச் செய்தல், கேள்வி நடைமுறை சரியாகப் பின்பற்றல் போன்றவையாகும்.

அலுவலகக் குறிப்புக்கள் (Office Minute) என்பதால் விளங்கிக் கொள்வதென்ன?

ஒரு விடய முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தரின் பிரதான கடமைகளில் ஒன்று தம்முடைய  மேலதிகாரிகளுக்கு தாமதமின்றி கோவைகளைச் சமர்ப்பித்தலாகும்.  தம்முடைய பொறுப்புகள் சாதனங்களுக்கு விஷேட குறிப்புகள் எழுதி தகுந்த ஆலோசனை கூறவேண்டியவர்களாகவும் இவர்கள் இருக்கின்றார்கள்.

இவ்வாறான விசேட குறிப்பு பின்வரும் வகையில் அமைதல் வேண்டும்.

1. சுருக்கமானதாயிருக்க வேண்டும்;

2. ஒரு கடிதத்திலிருக்கும் விடயத்தை முற்றாக திருப்பிக் கூறல் முறையானதல்ல;

3. குறிப்புகளை சமர்ப்பிக்கும்போது கோவையிலுள்ள பக்கங்கள் யாவும் இலக்கமிடப்பட்டிருத்தல் வேண்டும்;

4. எழுதும் குறிப்பு தெளிவாகவும், விளங்கக் கூடியதாகவும், தனியான குறிப்புத் தாளிலும்

இருப்பது பொருத்தமாகும். கிடைக்கும் கடிதத்தின் ஓரத்தில் குறிப்பெழுதுவது முறையானதல்ல;

5. கோவை சமர்ப்பிக்கப்படும் போது கடைசியாக கிடைத்த கடிதத்தில் கூறப்படும் சாதனங்களும், சுற்றுநிருபங்களும் கட்டளைகளும் கொடியிடப்பட்டு கோவையுடன் சமர்ப்பிக்கப்படல் வேண்டும் ;

6. கிடைத்த கடிதத்தின் சாரமும் கோவையிலிருக்கும் தொடர்புடைய விடயத்தின் வரலாறும் கூறப்படல் வேண்டும்;

7. எழுதுவினைஞரின் சிபார்சும், கிடைத்த கடிதத்திற்கு அனுப்பப்பட வேண்டிய பதில் கடிதத்தின் வரைவும் குறிப்புடன் சமர்ப்பிக்கப்படல் வேண்டும்;

8. குறிப்புக்கள் பதவிநிலை உத்தியோகத்தர்களுக்கு பதவித் தரங்கள் ஊடாக முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் சமர்ப்பிக்கலாம்.  எப்பொழுதும் கோவை சமர்ப்பிக்கப்படும் போது அசைவட்டையில் பதிதல் வேண்டும். கோவை சமர்ப்பித்தல் தொடர்பாக திணைக்களத் தலைவர் புதிய நடைமுறைகளை வழங்கலாம்,

பதவிநிலை உத்தியோகத்தரால் கட்டளையிடப்பட்ட பின் கோவை திணைக்களத் தலைவரினூடாக அல்லது பிரதம முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தரின் ஊடாக திரும்பிவரும். குறிப்பிட்ட காலத்த சமர்ப்பிக்கப்பட கோவை திரும்பிவராது விட்டால் முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தர் பதவிநிலை உத்தியோகத்தர்களுக்கு ஞாபகமூட்டல் வேண்டும். எழுதப்படும் குறிப்புகள் வழக்கத்தில் 4 பகுதிகளாக இருக்கும்.

1) கிடைத்த கடிதத்தின் சாரம்

2) சமர்ப்பித்த விடயத்தின் வரலாறு

3) நன்மை, உண்மை நிலை

4) முகாமைத்துவ சேவை உத்தியோகத்தரின் சிபார்சும், வரைவும், பதில் கடிதமும்.

படிவங்கள் (Forms) தயாரித்தல் பற்றி தெளிவாக விளங்குக:

விடை: உத்தியோகபூர்வமான தேவைகளுக்கு மற்றும் ஏனைய தகவல்களைச் சேகரிக்கவும், அத்தகவல்களை அறிபவர்களின் வசதி கருதி கேள்விகளாகவும், விடயத்

தலைப்புக்களையும் கொண்ட ஒரு காகிதம் அல்லது சிறு அட்டை படிவம் எனப்படும்.

படிவம் ஏன் அவசியம் ;

i. தரவுகளை விரைவாக நிரல்படுத்த;

ii. கோவையிட இலகுவாக;

iii. தனிப்பட்ட தகவல்கள் தெளிவாகவும், பூரணமாகவும் கிடைக்க;

iv. இலகுவில் அடையாளம் கண்டுகொள்ள;

v. தகவல்களைப் பிரதிபண்ணுவதில் ஏற்படும் தாமத்தைக் குறைப்பதற்கு;

vi. விடய அலுவலரின் கடமைகளை இலகுவாக்க;

vii. தரம் பிரிக்க;

viii. சிக்கனம் பேணப்பட;

ix. மனித வலுவைக் குறைக்க;

வினா: படிவங்களின் கட்டுப்பாடு ஏன் அவசியம்?

விடை:

1. சிக்கனத்தைப் பேண;

2. வீண் விரயம் ஆவதைத் தடுக்க;

3. படிவங்களைத் தேவைக்கு மேல் பயன்படுத்துவதை தடுக்க;

4. விற்பனை செய்வதைத் தடுக்க;

5. படிவங்களை எழுதி பூரணப்படுத்தி மோசடி செய்வதைத் தடுப்பதற்கு:

6. தேவையற்ற படிவங்கள் அகற்றப்படல் வேண்டும்.

படிவங்கள் இலக்கமிடப்பட்டு கட்டுப்பாடு செய்யப்பட வேண்டும் ;

சிறந்த படிவத்தின் அமைப்பு எவ்வாறிருக்கும்? 

விடை:

1. இலகுவான மொழி;

2. உரிய இடை வெளியிருத்தல்;

3. இனங்காண இலகுவாக இருத்தல்;

4. பார்ப்பதற்குத் தெளிவாக இருத்தல்;

5. எந்நோக்கத்திற்காகத் தயாரிக்கப்பட்டதோ அந்நோக்கத்தினை முழுமையாக நிறைவேற்றக் கூடியதாக இருத்தல்;

6. கோவை செய்யக்கூடிய அளவாக இருத்தல்;

7. கோவை செய்வதற்குப் போதுமான இடைவெளி இருத்தல்;

அலுவலக தள அமைப்பு (Office Layout) என்பதால் விளங்கிக் கொள்வதென்ன?

விடை: அலுவலகத்தில் கிளைகள், கருவிகள், இயந்திரங்கள் என்பன எவ்வாறு ஒழுங்கு படுத்தப்பட்டுள்ளன என்பதை தள அமைப்பு எடுத்துக்காட்டும்.

அலுவலகத்தின் செயல்பாட்டினை எடுத்துக்காட்டும் வகையிலும், கவர்ச்சிகரமான தோற்றத்தை வழங்கக்கூடிய வகையிலும் தளஅமைப்பு மேற்கொள்ளப்படல் வேண்டும்.

அலுவலக ஒழுங்கமைப்பில் அலுவலக தள அமைப்பு மிக முக்கியமானதாகும். சரியான முறையில் கிளைகள், தளபாடங்கள், கருவிகள் என்பனவற்றை ஒழுங்குபடுத்துவதன் மூலம் அலுவலர்கள் வினைத்திறமையுடன் செயற்பட வழிவகுக்கும்.

சிறந்த தள அமைப்பின் மூலம் பின்வரும் அனுகூலங்களைப் பெறமுடியும்.

1. ஒரு அலுவலக ஒழுங்கமைப்பானது நேர்த்தியாகக் காணப்படுமிடத்து அலுவலர்களிடமிருந்து அதி உச்சப் பயனைப் பெறக்கூடியதாக இருக்கும்.

2. மேற்பார்வை செய்தல் இலகுவானது.

3. உள்ளகத் தொடர்பாடலை விரைவாக மேற்கொள்ள முடியும்.

4. இடத்தினை சிக்கனமாக பயன்படுத்துவதன் மூலம் குறைந்த இடத்தில் கூடிய

பயன்பாட்டைப் பெறமுடியும்.

5. இயந்திரங்கள் கருவிகள் என்பவற்றை சரியான இடத்தில் ஒழுங்குவடுத்துவதற்கு வசதியாக இருக்கும்.

6. கூடிய சௌகரியமாக வேலை செய்ய முடியும்.

7. அலுவலர்களின் தேவையற்ற அசைவுகளைக் குறைத்துக்கொள்ள முடியும்.

ஒரு நிறுவனம் தள அமைப்பினை மேற்கொள்ளும்போது பின்வரும் விடயத்தை கருத்திக் கொள்ளல் வேண்டும்.

1. வேலைப் பாய்ச்சலானது (Flow of works) நியாயமான  அளவு மேற்கொள்ளக்கூடிய வகையில் தள அமைப்பு காணப்படல் வேண்டும்.

2. இத்தள அமைப்பானது நேர் வரிசையாக (Straight line) வட்டமாக (Circle) அல்லது U வடிவில் காணப்படலாம்.

3. நில இடப்பரப்பு பிரிக்கப்பட்டிருத்தல் வேண்டும். ஒவ்வொரு அலுவலருக்கும் குறைந்தது 4.6 சதுர மீற்றர் பரப்பளவு வேலைப் பரப்பினை (Working Space) ஒதுக்குதல் சிறந்தது. இச்செயற்பாடானது ஊழியர் திறமையாக வேலை செய்வதற்கு வழி வகுப்பதுடன், சுகாதாரத்திற்கும் சிறந்ததாகும்.

4. ஊழியர் பயன்படுத்தும் கருவிகள், தளபாடங்கள் அவருக்கு அண்மித்துக் காணப்பட வேண்டும். உ+ம்: கோவை வைக்கும் நிலைப்பெட்டி அலுமாரி.

5. வெளிச்சம் காற்றோட்டம் என்பவற்றைப் பெற்றுக்கொள்ளக் கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்.

6. ஊழியரை இலகுவான முறையில் மேற்பார்வை செய்யக்கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்.

7. பதவிநிலை உத்தியோகத்தர் ஆலோசனைகள் வழங்குவதற்கும், பணிப்புரைகள் வழங்குவதற்கும் வசதியான முறையில் இருத்தல் வேண்டும். பதவிநிலை உத்தியோகத்தர் தனியான அறையில் இருத்தல் சிறந்தது. இதன்மூலம் அவரின் அந்தஸ்தினை பேணமுடியும்.

பதவிநிலை அலுவலரை சந்திக்க வருகின்ற ஊழியர்கள், பொதுமக்கள் மற்றும் ஏனையோருடன் அந்தரங்கமான முறையில் உரையாடவும் இது வசதியாக இருக்கும். சில விடயங்களை அந்தரங்கமாகப் பேச வேண்டி அமையலாம்.

பதவிநிலை அலுவலர் அல்லது அலுவலக முகாமையாளரின் அறை விசாலமானதாகக் காணப்படல் சிறந்தது. அந்தஸ்தினை வெளிப்படுத்தும் முறையில் தளஅமைப்பு, நில விரிப்பு என்பன இடப்பட்டிருத்தல் வேண்டும். அத்துடன், அவ்வறை இரண்டாகப் பிரிக்கப்பட்டு ஒரு பிரிவு அவர் உரையாடுவதற்காகவும் மற்றையது சந்திப்பவர்கள் காத்திருப்பதற்காகவும் ஆசனங்கள் இடப்பட்டிருத்தல் வேண்டும்.

அத்துடன், சிறிய கூட்டங்கள் நடாத்துவதற்கு வசதியாக கலந்துரையாடல் மேசை இடப்பட்டிருத்தல் வேண்டும்.